Prawidłowy obieg każdego dokumentu w firmie to gwarancja skutecznego działania.
Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów znacznie wzrasta wydajność i skraca się czas pracy z dokumentami.
Elektroniczny obieg dokumentów naszego autorstwa MagFLOW umożliwia zautomatyzowanie procesów obiegu dokumentów, optymalizując pracę wszystkich działów w firmie. Wdrożenie MagFLOW w krótkim czasie przekłada się na osiągnięcie korzyści:

* wzrost efektywności dzięki zmniejszeniu liczby dokumentów papierowych i eliminację zbędnych etapów pracy z dokumentem,
* skrócenie procesu obsługi Klientów poprzez szybszą reakcję na zapytania o status sprawy i dokumentu,
* zmniejszenie kosztów przechowywania informacji - integracja wszystkich rodzajów dokumentów w jednym systemie,
* usprawnienie procesu kontroli - usystematyzowanie i polepszenie procesów biznesowych i przepływu informacji w firmie.


Właściwe zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów w systemie typu workflow jest istotne dla jego prawidłowego działania jak również pozwala natychmiast na identyfikację tzw. „wąskich gardeł”, czyli jednostek, w których pracownik przetrzymuje dokument, spowalniając lub wstrzymując często kluczowe procesy decyzyjne. MagFLOW to w pełni konfigurowalny system, dysponujący możliwością bieżącego przystosowania systemu wynikającego z profilu działalności jednostki, oddziału, firmy poprzez:

* zmianę typu lub obiegu już przetwarzanego dokumentu,
* dołączanie załączników,
* konsultacje,
* zastępstwa.

Każdy użytkownik, otrzymując określoną listę zadań do wykonania, może sprawdzić historię obiegu danego dokumentu. Jest on informowany automatycznie o opóźnieniach w wykonywaniu swoich zadań i posiada stały i natychmiastowy dostęp do dokumentu, z jakim pracuje (w zależności od posiadanych uprawnień). Sprawne działanie MagFLOW jest zagwarantowane współpracą z zewnętrznym archiwum MagDOC, w którym przechowywane są zeskanowane dokumenty i pozostałe dokumenty elektroniczne, z jakimi pracuje użytkownik: dokumenty tekstowe typu Word, OpenDocument, faks, email, video, itp.

Korzystanie z MagFLOW jest bezpieczne a informacje są udostępniane tylko i wyłącznie uprawnionym użytkownikom. Dostęp do dokumentu może być określony na poziomie strony lub jej fragmentu.
W MagFLOW każdy dostęp do dokumentu jest rejestrowany, co wraz z wbudowanymi narzędziami kontroli przebiegu procesów biznesowych umożliwia efektywne raportowanie wielu działań podjętych przez użytkowników.

Bardzo ważną cechą MagFLOW jest elastyczność w komunikacji z innymi systemami użytkowanymi przez klienta: księgowymi, CRM, ERP itp., umożliwiając automatyczny import i eksport danych z i do tych systemów. MagFLOW można rozbudowywać o kolejne moduły w zależności od potrzeb klienta.